Ai cũng có tiếng nói cá nhân và muốn nói ra quan điểm. Các đồng nghiệp có thể thất vọng vì họ không có thời gian chia sẻ ý kiến, còn cấp trên của bạn cũng có thể không hài lòng vì họ muốn nghe nhiều quan điểm khác nhau. Dần dần, mọi người sẽ mất kiên nhẫn với bạn và bắt đầu phớt lờ bạn. Theo CareerViet, bạn cần phải giải quyết tình trạng này ngay.

Đo thời lượng nói của bạn

Hãy thành thật tự hỏi bản thân: “Tôi có nói át mọi người không?”. Thử đếm số lần bạn nêu ý kiến sau mỗi cuộc họp. Ví dụ: “Mình đã nhận xét dự án 3 lần và đề xuất thay đổi 2 lần”. Sẽ không có một tiêu chuẩn nào về số lần hay thời lượng cần nêu ý kiến của mỗi công việc. Nhưng nếu cảm thấy thời lượng nói của mình đang nhiều hơn mọi người cộng lại, trong khi mình không phải người trình bày chính, hoặc mình không được mọi người hỏi ý kiến mang tính tổng hợp, tức là đã đến lúc phải học cách nghe nhiều hơn nói.

Thử đặt ra quy luật này cho bản thân: “Mình sẽ đợi 2 người phát biểu trước, hoặc chỉ khi không ai phát biểu”. Thậm chí khó hơn: bạn có thể bấm giờ khi nói, và giới hạn mỗi lần phát biểu không quá 3 phút.

Tất nhiên, cũng tùy tình huống mà áp dụng, nhưng việc tuân thủ quy tắc ngay từ đầu sẽ dần dần trở thành ý thức chia sẻ quyền nói cho người khác.

Học cách phát biểu súc tích

Bạn có thể là người giàu sáng tạo và luôn bùng nổ ý tưởng để chia sẻ cho mọi người. Tuy nhiên, mô tả những ý tưởng một cách lan man thì hại nhiều hơn lợi, chỉ khiến mọi người thấy bạn không có khả năng tập trung và chuẩn bị. CareerViet tin rằng đã đến lúc tìm cách nói cô đọng và tập trung hơn để người khác thấy ý kiến của bạn đáng lắng nghe.

Note sẵn những ý tưởng và cập nhật chúng hàng ngày cho đến khi bạn thấy đã tương đối đủ để chia sẻ với mọi người trong cuộc họp hoặc qua email là một cách. 

Thử note ra những ý tưởng đó với số lượng ký tự giới hạn. Bạn sẽ nói gì khi bạn chỉ được nói từng đó từ? Rút ngắn thông điệp nhưng vẫn đảm bảo bản chất và các thông tin chính.

Lên dàn ý (vài gạch đầu dòng) trước khi bạn định đưa ra thảo luận trong cuộc họp. Như vậy những điều bạn nói sẽ không thừa không thiếu và tránh đi lan man.

Hãy cố gắng cắt bỏ những chuyện không liên quan đến đề tài bạn muốn chia sẻ. Kể cả nếu bạn định kể một yếu tố hài hước để gây chú ý, thì cũng tiết giảm để tránh lấn vào thời lượng của nội dung chính.

Học cách lắng nghe

Hãy cho các đồng nghiệp đủ thời gian để kịp ‘thẩm thấu’ những gì bạn nói và đặt câu hỏi. Còn nếu bạn nói liên tu bất tận, rất có thể người ta định phản hồi rồi quên mất, hoặc đơn giản là mất hứng thú.

Sau khi nói xong một ý lớn, bạn hãy dừng lại 3 giây để lấy hơi, cũng là để mọi người thấy khoảng nghỉ và bạn có thể hỏi xem có ai cần giải thích thêm. Chính phương pháp này giúp bạn khỏi đắm chìm vào màn độc thoại, cũng như giúp người khác nắm bắt bài phát biểu của bạn tốt hơn. Khi bạn nhận được phản hồi của họ, bạn có thêm thông tin, còn họ thấy rằng được tham gia cuộc họp một cách đúng nghĩa và trân trọng thời gian với bạn hơn.

“Hỏi ý kiến người thân”

Thực ra đây là cách đơn giản để biết mọi người đang nghĩ sao về cách bạn chia sẻ tại cuộc họp. Hãy hỏi đồng nghiệp mà bạn tin tưởng hoặc bạn tin rằng họ khách quan. Bạn cũng có thể hỏi kinh nghiệm của họ để tự “hãm phanh” khi phát biểu nơi đông người.

Mặt khác, bạn cũng có thể thấy một số đồng nghiệp có phong cách phát biểu khiến người khác lắng nghe hoặc chào đón. Hãy xem bí quyết của họ là gì, và thử ứng dụng với bản thân xem. 

Mục tiêu của bạn không phải là chia sẻ quan điểm cho đã, mà là chia sẻ và được mọi người công nhận. Càng tuyệt hơn nếu mọi người áp dụng ý tưởng của bạn. Hãy thử tất cả các cách trên để đảm bảo rằng ý kiến của bạn được lắng nghe.

Vĩnh Phú

Kết quả bóng đá hôm nay

Cam kết về kỹ năng tổ chức

Khi đặt câu hỏi: “Bạn có kỹ năng tổ chức công việc không?” hoặc “Làm thế nào để bạn đảm bảo tính tổ chức trong công việc?”, tức là người phỏng vấn đang tìm kiếm sự yên tâm. Đầu tiên, hãy xác nhận nó một cách tự tin, với thái độ tích cực và giữ tốc độ nói bình thường để các từ được thốt ra rành rọt, chắc chắn: “Vâng, tôi có kỹ năng tổ chức và tôi có thể hoàn thành các nhiệm vụ”.

Thái độ tự tin của ứng viên có thể trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn.

Mô tả cách bạn hệ thống hóa

Một sai lầm khi gặp kiểu câu hỏi này là chỉ dừng lại ở việc trả lời mơ hồ hoặc chung chung. Người phỏng vấn thực sự muốn biết chi tiết: Chính xác thì bạn đảm bảo tính tổ chức bằng cách hệ thống hóa các đầu việc như thế nào? Bạn sử dụng công cụ hoặc phần mềm nào? Bạn làm theo thói quen gì? Bạn giải quyết thứ tự ưu tiên ra sao?

Vậy hãy chia sẻ cụ thể, ví dụ: Tôi tạo file lịch trình hoặc lên danh sách việc cần làm; Tôi dùng các công cụ trên Trello để theo dõi nhiệm vụ cá nhân hoặc dự án chung của nhóm; Tôi sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch cho cả tuần; Tôi dành 30 phút đầu tuần hoặc cuối tuần để xem lại lịch trình, khối lượng công việc và đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên…

Hãy đảm bảo người phỏng vấn có đủ chi tiết để hình dung được quy trình làm việc của bạn.

Đính kèm quy trình với lý do

Bạn nên gắn việc lựa chọn cách thức làm việc đó với mục đích cụ thể, để chứng tỏ bạn chọn nó vì biết sẽ mang lại kết quả khác biệt, thay vì chọn chỉ vì tình cờ.

Ví dụ, bạn dùng Trello hoặc Slack để chia sẻ thông tin cập nhật với cả nhóm bởi vì 2 ứng dụng này đảm bảo mọi người đều tiếp cận được thông tin liên quan. Ứng dụng này cũng cho phép bạn nhận thông tin về sự cố và lập kế hoạch thay thế dựa trên thời hạn và phạm vi ngân sách đã vạch ra trước đó.

Tầm quan trọng của giao tiếp và hợp tác

Bạn cũng cần ý thức được rằng bối cảnh và khả năng giao tiếp liên quan mật thiết đến cách bạn tổ chức công việc. Bạn không thể thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ của mình nếu không giao tiếp tốt với những người khác để đôi bên đều hiểu nhu cầu và mong đợi của nhau.

Vì vậy, nên đề cập: “Tôi có các cuộc họp hàng tuần với cấp trên để đảm bảo các nhiệm vụ ưu tiên đang đi đúng hướng”. Hoặc bạn duy trì việc cập nhật thông tin cho đồng nghiệp thông qua trao đổi trực tiếp và online ra sao.

Đảm bảo câu trả lời rành mạch, có hệ thống

Bạn có thể nói rất nhiều về kỳ vọng sẽ duy trì tổ chức ra sao, nhưng nếu câu trả lời của bạn như một mớ bòng bong, nó sẽ khiến nhà tuyển dụng nghi hoặc. Vậy, sắp xếp tư duy cho câu trả lời cũng nói lên tính tổ chức của bạn.

Mẹo là hãy chia câu trả lời thành các bước: “Đầu tiên, tôi lựa chọn phương pháp… Thứ hai… Thứ ba… Cuối cùng, khi có việc đột xuất hoặc nhiệm vụ khẩn cấp, tôi sẽ…”. Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ.

Đừng thể hiện ôm đồm

Bạn có thể rất tự tin vào kinh nghiệm và kỳ vọng sẽ xây dựng một quy trình hiệu quả khi nhận công việc mới. Nhưng đừng tham lam chia sẻ tất cả tham vọng đó mà không để ý thái độ người phỏng vấn. Hãy đưa ra lần lượt các ý và tiếp tục trả lời cụ thể hơn, hoặc chia sẻ thêm thông tin khác nếu được nhà tuyển dụng hỏi đến. Hạn chế việc nói lan man, loãng chủ đề. Tốt nhất là ngắn gọn, nhiệt huyết và đi đúng trọng tâm.

Lưu ý, đừng thể hiện là một “nhà tổ chức” cứng nhắc. Trong công việc luôn có những sự cố khiến hệ thống lệch khỏi quy trình ban đầu. Và người có kỹ năng tổ chức sẽ cần có cả khả năng linh hoạt để thích nghi với tình huống. Vị trí ứng tuyển càng cao, việc hiểu rõ tính hệ thống và kỹ năng tổ chức linh hoạt càng quan trọng.

Vĩnh Phú